まずは段取りを考える事が大事。
大分県の日出町で社会保険労務士事務所を開業しております、森本と申します。
前職を退職する際に、業務の引き継ぎを行いましたが、後任の担当者には
「まず一番最初に何をどれくらいの時間で何時から始めるか、段取りを組んでから取りかかってくださいね」
とお伝えしました。目の前の仕事を思いつきで処理するような事はせず、順序だててこなしてくださいねということですね。
そして、「やるべき事も、できるだけ小さなパートに区切ってください」ともお伝えしました。
こうすることで、作業をまとめて行えるものはまとめて行う事で時間短縮を図ったり、邪魔されそうな時間帯は集中力の必要ではない作業をすることで、手を止めてから復活までの時間を短くする事ができますからね。
細かい計算をしている時に声を掛けられたら、集中力を戻すまでかなりの時間が必要になる事もありますから。
私は、涼しい顔をして仕事をしているように見られていたようでした。よく言えば余裕たっぷり。悪く言えばそんなに仕事をしていない。
そんな様子から、後任も最初は余裕だと思ったようですが、実際には「できるだけ作業内容は分解して小さなタスクにしたうえで、まとめられることは出来る限りまとめる」「問い合わせなどが入りやすい時間帯には、あらかじめ集中力が必要ではない作業を入れておく」「集中しないといけない時は、その旨を前もって周囲に伝えておいて、問い合わせ等を取り次がないように配慮をしてもらう」「多少の優先順序は入れ替えられるように、行動の前に余裕をもって計画を立てる」
といった事を徹底していたから、涼しい顔をすることができていただけなので、いざ引き継がれると、一日にこなさないといけない量に後任者も焦っていました。
こういった時間管理・業務管理も、社会保険労務士の試験勉強を働きながらしていた経験から、なるべく勉強時間にストレスや疲労を持ち込まないようにするための方法から生まれたモノでした。
今思えば、これも働き方改革の中の、労働時間の短縮と生産性の向上の方法のひとつだと思いますね。
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