スポーツカー好き・スーパーカー好きの社労士ブログ

若かりし頃、フォーミュラカードライバーのオーディションを受けに行った事もあるほど車好き。大分県の日出町で開業している社会保険労務士が、主に車について独断と偏見と経験に基づいて、それからたまに業務について綴っています。

電話応対

大分県の日出町で社会保険労務士事務所を開業しております、森本と申します。

私は業務の関係上、

結構外出している事が多いのです。

職員さんは雇っていないために

日中は事務所に誰もいない時間帯が

結構あるのです。

なので、身内から

電話番の為にも誰か雇ったら?

なんて言われる事も多いのです。




しかし私には、ある苦い思い出が・・・。


社労士事務所を開業する前に

何社か転職しましたが、

その中で「これはちょっとな・・」

と思う電話応対をする企業に

在籍していた事があるのです。



そこは会社の窓口部門が一旦外線を受けて

そのあとに各部署に内線等で繋ぐのですが

電話がかかってきたら、

「なんかあんたの所に用事の電話っぽいから出て」

本当にこんな感じで内線を繋ぐのです。

どこどこ会社の誰だれさんが、〇〇の用件で電話してきた。

こういった最低限の聞き取りすらできていない・・・。

ひどい時は、

「何かよくわからんけど、とりあえず出て」

といって繋いできました。

誰からの、

営業の電話なのかクレームなのか

そもそもうちの部署への電話なのか

全く分からない状況で電話に出るのは

本当に緊張するんですよね。


また、内線の呼び出し時も

内線を鳴らす。

鳴らす。鳴らす。鳴らす。


出なければ館内放送で呼ぶ。

何度も呼ぶ。

その結果

保留時間は数分単位。


いやいや。

こちらも席を外している時もあれば

お客さんと会っている時もあれば、

携帯で他の人と話している時もある訳ですよ。

本当に集中して、

計算や資料の作成をしたい時もある訳ですよ。


「何ででないの!?お客さんを電話であんなに待たせて!!」

とか言うてましたけど、


いやいや、折り返し連絡すると伝えるだけだし。

内線を数回鳴らして出ない段階で、

「申し訳ありません。担当者が席を外しているようです。

よろしければこちらから折り返すように伝えますが、

お名前とご連絡先をお伺いしてもよろしいですか?」


何故こんな基本的な事ができないのよ?

と思った事が何度もある訳です。


この状況はさすがにまずいと思い、

電話応対がまずいと会社の評判が悪くなる事

人によっては、電話応対で

その会社のレベルまで判断する人もいる事

そういった事を伝え、

電話応対マニュアルと

メモの必要項目のひな形まで作って

「基本的なところは誰でもできるようにしましょう」と

当時の私の直属の上司に要望を上げた事がありますが


「かどが立つから無理だな」

と一蹴されました(苦笑い)





そんな経験もあってか、

人に電話応対をしてもらう事に、

特に自分が開業し代表となってからは、

ものすごい用心深くなった訳ですが、

現在電話応対に関しては、

電話代行秘書サービスを利用しています。


プロのコールセンタースタッフが

事務所にかかってきた電話を代わりに受けてくれて

名前や要件を聞いた上で

私の携帯にメール連絡を入れてくれたり

相手が急いでいるようならば

通話の転送までしてくれるサービスです。


本当に丁寧な応対で助かっています。


大分県は車社会なので、

外出している際は運転している事が多いのです。

運転中は電話に出られませんし

運よく停車する場所があっても

メモがとれない可能性もあります。

ですから事務所の電話を

直接携帯電話に転送する事はしたくなかったので

このサービスは本当にありがたいですね。


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